オンラインコミュニケーションのメリットとデメリット|コツを掴めば怖くない

リモートワークの普及などからZoomミーティングなどのオンラインコミュニケーションが注目されています。

多様な働き方の実現や、コスト削減などのメリットが一方で、社員同士のコミュニケーション不足などのデメリットもあるため、上手に活用してくことが求められます。

 

この記事では、オンラインコミュニケーションのメリット・デメリット、見落としがちな盲点とその解決方法を詳しく説明していきます。

 

\この記事はこんな人に読まれています/

  • オンラインコミュニケーションをうまく活用したい人
  • オンライン会議が苦手で克服したいと思っている人
  • オンラインコミュニケーションのメリット・デメリットを知りたい人

 

ーこの記事の監修者ー

株式会社イー・ブリッジC遠藤淳二遠藤 淳二(えんどう じゅんじ)
株式会社イー・ブリッジC 代表取締役
コーポレートサイト→https://hitomane.com/
YouTubeチャンネル→ひとマネチャンネル

1977年生まれ。東洋大学卒業後、一部上場金融会社に入社。その後株式会社JCMに入社。株式会社リクルートとの合弁事業である中古車情報メディア「カーセンサー」事業に所属。集客メディア「カーセンサー」を通じた中古車販売店の売上向上支援に約7年間従事。全国最優秀営業マン賞等多数受賞。2010年4月に株式会社イー・ブリッジCを設立。「組織の関係性の見える化と向上」をテーマに様々なソリューションを提供している。

 

オンラインコミュニケーションとは

オンラインコミュニケーションとは、インターネット上でのコミュニケーションの総称で、ビジネスにおいてはWEB会議やオンライン研修などで活用され、社員やクライアント、求職者(学生)との会話が実現できるので世界中の企業で取り入れられています。

 

会議・営業・採用・研修

 

現在オンラインコミュニケーションが注目されている理由は主に2つあります。

 

  1. 働き方改革によるリモートワークの普及
  2. 新型コロナウイルスの感染拡大防止

 

通勤場所や通勤時間の制約がない多様な働き方を実現するために、リモートワークを導入する企業が増えました。

オフィスにいなくてもインターネットが繋がっている状況であれば仕事ができるので、海外の取引先や支社、地方に住む社員、子育て中の社員ともコミュニケーションを取りながら業務を進めることができると政府が推進する働き方改革として注目されています。

また、新型コロナウイルスの感染拡大の防止対策としてリモートワークを導入する企業も増加しています。

 

このようにオンラインコミュニケーションによって、私たちの働き方や暮らし方は柔軟に変化していますが、一方でオンラインコミュニケーションをうまく活用できない、苦手意識があるという企業やビジネスマンも多くいます。

オンラインコミュニケーションの盲点と、その解決方法を知ることで「人と人の関係の質」を高めることができ、オンラインでの会議や商談の結果の質も高めていくことができます。

 

まずは下記の動画をご覧ください。

 

オンラインコミュニケーションのメリット

ビジネスシーンでオンラインコミュニケーションを活用するメリットを見ていきましょう。

メリットは3点あります。

 

  • 場所を選ばずにどこからでも参加できる
  • 意思決定のスピードアップ
  • 様々な働き方に対応できる

 

場所を選ばずにどこからでも参加できる

インターネット回線があれば、WEB会議などのオンラインコミュニケーションは場所を選ぶことなく参加できます。

オフィスや自宅、外出先からでも参加できるので、会議室を確保する必要がありません。

また、会議のための移動時間や交通費の削減にも繋がります。

場所や時間に融通が利くので、会議を柔軟に開催することが可能で、クライアントとのミーティングも行いやすくなります。

 

意思決定のスピードアップ

社内にいる人数が少ない、リーダーや社長が不在で会議が行えないという状況でも、オンラインコミュニケーションなら社外にいる人も会議に参加できるので、情報共有や意思決定のスピードが向上します。

ビジネスはスピード感が重要なので、大きなメリットといえるでしょう。

 

様々な働き方に対応できる

場所や時間に左右されずに会議が行えるので、子育てをしている在宅勤務の社員や、外回りの営業が中心の社員も会議に参加できるようになるので、社員の働き方の幅が広がります。

遠方のクライアントとの打ち合わせも、何時間もかけて移動をする必要がないので、社員は移動疲れがなく業務に注力できるので生産性が向上します。

 

オンラインコミュニケーションのデメリット

ビジネスシーンにおいてオンラインコミュニケーションにはデメリットもありますので、活用する際には注意が必要です。

 

インターネット回線の接続状況に影響される

インターネットの通信状況が不安定だと、画面が乱れたり音声が途切れたり、通信が切断され会議が中断してしまうこともあります。

通信回線が安定している場所で会議に参加することが大切です。

 

リアリティーに欠ける

会議室にメンバーが集まって行う実際の会議よりも、オンラインコミュニケーションは緊張感が低くなり、会議に参加しているというリアリティーが欠けるという点があります。

また、参加者が多いと“誰が誰に話しかけているのか”などが伝わりにくいので、通常の会議の時よりもはっきりと話す、話終わりが分かるように「以上です」と言うなどの、工夫が必要になります。

 

相手の表情や雰囲気が読み取りにくい

パソコンやタブレット等の小さな画面越しでは、相手の表情や雰囲気を読み取ることが難しいです。

実際の対面の会議なら相手の仕草や目線、表情から読み取ることができますが、オンラインコミュニケーションではそのような変化に気付きにくいというデメリットがあります。

結果的に発言しにくい雰囲気や、沈黙が多い生産性の低い会議になってしまうので、見落としがちな最大のデメリットともいえるでしょう。

 

オンラインで関係の質を高める

オンラインコミュニケーションの盲点は「相手の表情や雰囲気が読み取りにくい」ということです。

相手が何を感じているのか、どのようなことを考えているのか、こちら側の話に納得しているのか・・・など色々な不安や疑問が生じて、会議に集中できないという経験をされたことがある方もいるのではないでしょうか。

 

この問題を解決する方法は「心理的安全性の場を作る」ことです。

 

一人ひとりが恐怖や不安を感じることなく、安心して発言・行動できる状態

 

DPAを決める

DPAとは「Designing the Partnership Alliance」の略で、どのような雰囲気で会議を進めていくかなどを参加者で決めることです。

どうしたら発言しやすい雰囲気になるか、前向きな話し合いに必要な雰囲気作りを事前に決めておくことで会議や話し合いをスムーズに進めることができます。

 

チェックインを長めに入れる

チェックインとは会議が始まる前に今感じていることや、興味があることなどを1人ずつ発言して共有する時間のことです。

話す内容は、会議の内容と関係なくても良いです。

 

  • 昨日から風邪気味っぽいです
  • 今日は家から参加しているので隣の部屋で子供が遊んでいます

 

このように参加者の状況を共有しあうことで、相手のことを理解でき、自分のことを理解してもらえます。

共有できていないと、参加者も自分も会議が進めにくく心理的安全性の場を作ることができません。

 

また、会議が始まってからいきなり発言をするよりも、チェックインで発言をしていることで緊張がほぐれて会議中も発言しやすい雰囲気が作れます。

 

自己理解・他者理解を深める

  • 自分はどんな人なんだろう
  • オンラインの相手(会議の参加者など)はどんな人なんだろう

 

自分のこと、相手のことを理解することは心理的安全性の場に繋がります。

人によって感じ方や捉え方は違うので、どのような言葉に不安を感じるのか、どのような欲求が強いのかなどを理解して認め、お互いに尊重することが大切です。

 

相手の性格や思考、価値観を理解しているとコミュニケーションの取り方が分かります。

これはオンラインに限らず対面での関係づくりにも大きく影響していきます。

 

関係づくりの解決ツール「PSA診断ツール」

自己理解・他者理解は「PSA診断ツール」を活用することで深めることができます。

 

「Personaity Spectrum Analysis」の略称で、精神医学をベースにしたパーソナリティを診断する分析エンジン

 

生まれ持った個性の「情動パターンタイプ」と、経験や学習で変化していく今の「心の筋力の状態」の2つを明確に分けて可視化することで、自己理解・他者理解が深まりコミュニケーションの行き違いが起こりにくくなります。

 

  • 情動パターンタイプ
    生まれながらにして持っている変えにくい個性で、得意・不得意と持ち味の生かし方を知ることができる。
  • 心の筋力の状態
    経験や学習で変えることができ、心の状態の整え方を知ることができる。

 

関係の質が高まれば、対面で会わなくともオンラインでもコミュニケーションをうまく取ることができます。

オンラインコミュニケーションが当たり前に行われる今の時代だからこそ、自分を理解し、相手を理解して尊重しあうことが求められるのでしょう。

 

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